Administración de la Información Empresarial ¿Dónde estamos hoy?

Gestionar en las Organizaciones los documentos, expedientes e información, contenido e información empresarial dicho en otras palabras, es una actividad necesaria que ha cobrado diferentes grados de conciencia en su manejo cotidiano y que va desde la percepción de un mal necesario, hasta el tener la claridad y certeza de que todo el esfuerzo llevado en la administración debe ser explotado, reutilizado y capitalizado a favor de la empresa y su gente.

La gestión documental y de información ha ido cambiando en el tiempo. En los últimos 20 años, hemos visto como las Organizaciones han ido transitando del papel (hoy vigente) y su representación digital (documento escaneado), hacia los documentos que son generados, en un medio electrónico y cumplen con la legislación existente en el país (http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFEA.pdf), para ser validado como único y original y, adicionalmente, no tienen o tendrán necesidad de llegar a ser análogos.

Por otro lado, las empresas se guían explícita o implícitamente por procesos, que vemos agrupados en directivos, de negocio y de soporte y es muy reiterativo ver que todos tienen el uso de generar productos documentales sin tener en mente, generalmente, el considerar al posible o posibles consumidores, internos o externos, de dichos productos. Esto, nos lleva al sitio donde se encuentran muchas compañías, teniendo hoy día una gran cantidad de documentos físicos sin una debida gestión archivística, escaneados sin un debido control de versiones, dispersos por correo u otros medios, en silos de información que no es difundida, todo lo cual ha generado más trabajo, pero no más eficiencia en la búsqueda y consumo de la información y elevando el costo de la eficacia.

Hoy por hoy y siendo su razón de ser, las Organizaciones Públicas y Privadas, se siguen moviendo bajo la misma premisa: ser transparentes en su actuar y rendir cuentas, ya sea a sus inversionistas, entidades fiscalizadoras internas o externas, o la ciudadanía, según sea el caso. Es por ello que resulta muy relevante clasificar y catalogar los documentos en lo particular y generar expedientes, sus agrupadores naturales inmediatos, física y/o digitalmente.

¿Qué es lo que nos oferta el mercado hoy? En el pasar de los últimos 20 años, hemos visto una significativa proliferación de tecnologías en el mercado que, siendo más o menos similares en su oferta, nos ofrecen gestionar documentos e información a través de:

• Atributos (metadata),
• Carpetas,
• Flujos de trabajo,
• Versionamiento,
• Búsqueda por contenido (full text index),
• Procesos de digitalización,
• Representación de documentos o renderización (rendering),
• Minería de datos y contenido, etc.

Y a pesar de que los productos son muy similares, destacan entre sí con sus diferenciadores en una u otra actividad enumerada, sin embargo, llegan a caer en puntos comunes y tienen, en su implementación y uso, la tendencia cíclica de volverse obsoletos, dejan de representar a la Organización y son vueltos a generar silos de información.

Es por ello, que considero que se debe forjar una sólida base (no rígida) que de soporte a la empresa, desde un punto de vista global, considerando los productores internos y externos de documentos, así como los consumidores de los mismos, haciendo que la clasificación y descripción de documentos y asuntos (expedientes), sea simple, útil y orientada a ser explotada y reutilizada, reduciendo gastos e incrementando la productividad, considerando integralmente los procesos, la gente y la tecnología a utilizar.

Lo anterior, evitará que solo se implementen soluciones tecnológicas sin agregarle el valor intrínseco de los documentos e información.